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电视台声像档案的管理
2018-08-09    新闻来源:

聂德清

  声像档案是指以视频等方式记录历史活动和各种信息的档案,也被称为音像档案、视听档案,具体包括磁带、光盘、唱片、录像、胶片等档案。电视台是党的喉舌,通过声像来传达党和政府的声音,反映社情民意,记录社会的变迁和发展,是一个地区一个城市声像档案的富集地。但是由于对声像档案的认识偏差,采取的保护措施不力,声像档案管理存在一些令人担忧的问题,强化对电视台声像档案的管理迫在眉睫。

  一、电视声像档案的鲜明特性

  1、直观形象性。由于电视声像档案的内容呈现方式是声音和图像,因而它反映的内容直观形象、真实贴近,给人以强烈的时空感和切身感受。比如建国庆典、改革开放回顾、建党历史追忆、一座城市的发展、一个地区的历史变迁等专题片的制作都离不开声像档案的利用,而且由于其直观形象,不需更多的解说,观众或档案利用者便可深切感受到历史的真实。从这个意义上来说,由于电视声像档案的直观形象性,使得声像档案无可替代。

  2、保存特殊性。电视声像档案的载体形态不是传统的纸张,而是新型的感光材料和磁性材料,这些材料的使用周期存在着时间限制,同时对其保存环境的要求也远比纸质档案苛刻,否则会出现保存问题。比如,声像带在干燥的环境中脱粉问题,在潮湿的环境中霉变问题,在高温环境中粘连问题,在磁场中消磁问题,还有放置不规范出现带碟变型问题等。因而要加强声像档案的科学保护和管理,增强其耐久性,延长其使用寿命。

  3、播放局限性。电视属前沿科技行业,其录制设备的更新换代快,每隔几年旧的录音和摄像设备就会被新的科技产品所取代,旧有的设备生产厂家或转产或倒闭或升级,致使原有的摄制、播放、剪辑、转录、刻碟等设备走向消亡,新的声像设备无法读取旧有古老设备录制的声像,使历史声像档案成为一堆“珍贵的废品”。播放的局限性,严重制约了历史声像档案作用的发挥。所以,在保存声像档案的同时,还要保存与之配套的播放和录制设备。

  二、电视声像档案管理存在的问题

  1、分散保管,归档不完整。其一,记者采制的原始声像资料归档不全。当前,电视台记者外出采访录制的原始声像资料大多存放在记者自己手中,交到台里的只是剪辑好的声像资料,绝大部分完整的原始资料散落在记者手中。随着记者岗位的变化、调走或退休,一些珍贵的声像资料就无从找起。其二,成品声像资料归档不全。电视台各频道、各栏目每天要生产大量的成品节目,但这些声像节目播出后大多未统一收集管理,一般由各栏目分散保管。而各个栏目又非一成不变,随着栏目的取消、资料管理人员的调整、办公场所的转移等,这些成品资料就会出现管理真空,随着时间的流逝,这些珍贵的声像档案难免会出现遗失和毁损。

  2、格式多样,转存难度大。为保障档案的完整性和连续性,声像档案收集、归档之时,就应及时地将它们进行数字化、电子化,利用计算机技术、数据库技术、多媒体技术、互联网技术,复制到计算机中,以磁盘陈列或云备份的形式保存在系统中或网络中。这对新近产生的广电声像档案来说是可以实现的,但是对于历史形成的声像档案,由于设备的原因数字化和电子化难度较大,首当其冲的问题就是播放设备严重缺失或坏损。从现存的电视声像档案实物来看,有开盘录音带、钢丝录音带、针式录音带,视频资料有大四分之三、大二分之一等等,这些原始古老的声像资料需要有配套的原始设备进行读取和播放,之后才能转换为数字化和电子化。但是这些读取和播放设备早已淘汰,厂家不再生产,台里原有设备大多坏损,图纸遗失,零件买不到,技术人员无法修复。如此一来,大量的历史遗留下来的电视声像资料只能堆在仓库,无法挽救。

  3、投入不足,保护条件差。其一,无档案库房。有的电视台没有投入资金建设档案库房,每天生产的大量的声像档案就堆在记者自己的办公室或是剪辑室,由于堆积挤压、高温干燥或阴冷潮湿等原因,声像资料出现变型、断裂、粘连、脱粉、磁化、发霉等问题。其二,无安全措施。有的电视台建有档案库房,但安全措施不健全。有的没按要求配备“三铁”,存在被盗风险;有的没有配备灭火器材,存在火灾隐患;有的由于投入不足,没有对档案进行异地备份,一旦发生灾害,档案就会遭到彻底毁损。

  三、广电声像档案管理问题原因分析

  1、认识不高。其一,电视台管理层对声像档案的重要性认识不够。没有认识到声像档案的原始记录和历史凭证价值,没有认识到声像档案在政治建设、经济建设、文化建设、社会建设和生态文明建设中的重要作用,认为这些声像资料只是节目制播的原料之一,就像工厂里的钢铁加工成成品之后,边角废料已没有大的价值,因此不重视对原始声像资料的保护。其二,新闻从业人员档案意识不强。有的认为声像资料是本台的东西,是记者自采的私有品,可以由本台和记者本人随意处置;有的认为声像档案的收集管理是政府档案部门的事,档案部门应主动上门收集,未予以收集就说明这些声像资料不重要,可以不必归档。正因存在这样的错误认识,造成声像档案大量流失。其三,具体档案人员对声像档案的特殊性认识不够。广电声像档案受材质的影响,对保存环境、播放和转录设备的要求更为苛刻,但由于具体从事档案工作的人员对这些特殊性认识不足,采取的措施不到位,致使声像档案出现坏损。

  2、制度不全。其一,国家制定的声像档案制度广电从业人员知晓率不高。为加强声像档案的规范管理,国家从声像资料的产生到收集、归案、保护和利用,都制定了一系列规范性制度,但是有的电视台未组织从业人员系统学习,造成编辑记者的档案意识不强,保护声像档案的主动性不够,面对大量的声像档案不知如何保护。其二,结合单位实际制定的制度不全。比如,对记者采制到的原始声像资料,没有建立上交保管制度;对各栏目生产的成品声像节目,没有做出统一归档的规定;对历史产生的老旧声像资料,也没有按规范提出转盘和转数措施。制度不全,造成声像档案无人关爱,就如弃儿一般自生自灭。其三,有的单位擅自制定的声像档案管理制度与国家统一的要求和规范存在较大差异。比如:在归档上对声像档案的介质要求未做统一规定,质量参差不齐;对同一系列的声像档案存放于不同单元;对模拟转为数字的软件系统未做统一要求,格式五花八门;录入计算机的关键词标注不统一,造成文件查询难。这些声像档案由于不合国家统一规范,交到档案主管部门后也难以利用。

  3、投入不足。其一,资金投入不足。电视台属重装备、高投入的公益事业单位,一个地市级电视台每年投入电视采编、制作和传输发射的设备资金都在数百万元,而且随着科技的发展,设备更新速率加快,电视台的资金压力越来越大,加之对档案工作的认识不够,重业务轻档案现象普遍存在,投入档案建设的资金往往被挤占、缩减,该配备的声像保护设备配套不到位,“四室分开”的硬件环境不能保证,数字化、电子化等软件设备跟不上发展的需要。其二,投入的人力不足。按照电视台日常产生的声像资料来看,栏目多、数量大,归档要求高,需要有专门机构、专门人员来管理,但实际上专门档案人员配备严重不足,一家电视台往往只有一个综合档案室、一个专(兼)职档案员。一到两个档案人员根本无法完成每天数十档节目的转盘或数字化工作,更不用说对记者采制的原始声像进行收集归档、对历史老旧资料进行转盘录入和数字化管理。

  四、强化广电声像档案管理的途径

  1、落实法规制度。其一,强化学习。在电视台,每位从业人员都是声像档案的生产者、使用者和保护者,提高全体从业人员的档案意识尤为重要。要通过职工大会、业务培训会等多种方式宣传档案法规,尤其要加大对声像档案保护知识的培训。可邀请档案专家举办专题讲座,可观看声像档案毁损对国家造成重大损失的警示片,通过警示教育,绷紧从业人员档案保护意识。其二,强化追责。国家提出“档案工程是一把手工程,一把手要高度重视,强力推进,出现问题要对一把手追责问责”。对于电视台来讲,要将档案法规的学习纳入中心组学习内容,纳入党委会和行政办公会研究议题,定期查找电视声像档案中存在的问题,研究解决办法,对不按规定上交声像资料,不按规范保护声像档案,因保护不力致使声像档案毁损的要予以严肃处理。其三,提升档案人员的业务技能。电视台档案专职人员要系统学习《档案法》《机关档案工作业务规范》,认真研究《磁性载体档案管理与保护范围》《数字音频的产生和保存指南》《电子文件管理系统通用功能要求》等规范性要求,切实学懂弄通悟透。同时,要严守声像档案收集和保护制度,严格按照规定的标准、范围和要求做好声像档案的归档和保护工作。

  2、强化声像归档。其一,建立声像档案中央厨房。中央厨房软件系统可分视频、音频、照片等类别,记者每天采制的声像资料必须按统一标准输入这个系统,包括声像简介、时间、地点、人物、事件等,由编辑根据节目定位和需求从中挑选使用。编辑和制作人员生产出成品后,再将新闻(专题)再输入中央厨房规定区域。这样,记者采制的原始声像统一归了档,生产出的声像产品也及时得到了存储。其二,成立广电声像资料中心。所有声像档案资料除了在中央厨房存贮以外,一律由资料中心备份管理。资料中心一方面要对历史声像档案逐一转盘,实施数字化;另一方面,要将当天产生的所有声像资料输入电脑,实施数字编目化管理和光盘同步备份。其三,综合档案室要坚持归档标准。要按照声像档案归案要求,由形成部门负责,对需要归档的声像材料进行整理、编辑,及时向综合档案室移交;一组具有有机联系的、反映同一工作或事件的声像材料应为一个保管单元;归档的磁性载体必须是可读文件;归档的录音(像)带、软磁盘的性能质量,应分别符合国家有关规定;归档的磁声载体文件应由文件形成部门编制归档说明,磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容、运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性,录像带需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间,录音带需简要说明讲话内容,讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。

  3、提升技术管理。其一,要保护声像档案的读取设备。从电视台建成开播到如今的多媒体,各种原始声像资料存放在不同型号的带盘之中。随着科技的飞速发展,这些设备面临疾速淘汰,与之相配套的播放机器也逐渐坏损、绝迹而退出历史舞台,一些历史久远的声像资料因没有播放和读取设备无法转成光盘,处于毁损的边沿。因此,保护声像档案原有读取设备已是当务之急。其二,要加大声像资料的刻录速率,做好声像档案的数字化工作。第一步要将久远的声像资料逐盘刻录成光盘;第二步将所有光盘资料逐条分解,做成可分条查询的文件;第三步要将声像文件逐条录入计算机查询系统,便于查询和利用。

  4、科学规范保管。电视声像档案的保管,应当符合防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防盗、防震和防磁等要求;录音带、录像带、磁带、光盘应当放入盒中保管;录音带、录像带、磁带和光盘等应当垂直放置,不得堆积平放;声像档案应当恒温、恒湿保存,在24小时内温度变化不得超过±3℃,相对湿度变化不得超过±5%,存贮温度应当控制在15-27℃,相对湿度应当控制在40-60%之间;要定期检查声像档案的保管情况,若发现问题,应当查明原因,及时采取补救措施。录音带、录像带应当每两年重新缠绕一次,缠绕时应当用正常播放速度;磁性载体的声像档案应当存贮在具有磁屏蔽功能的库房或者装具内。

  随着媒介融合步伐的加快,电视台视频档案将与广播音频档案和纸媒的图片档案进一步融合,媒介声像档案的载体将会呈现出多样化趋势,声像档案承载的内容将会更加丰富海量。同时,随着科技的日新月异,数字化的迅猛发展,媒介声像档案的录制、转盘、存储设备升级加快,对声像资料的收集、归案和保护提出了更新更高更严的要求,档案管理部门和具体档案人员只有顺应新趋势,适应新变化,提高新技能,不断加强和改进对声像档案的管理才能真正发挥媒介声像档案“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的作用。

  (作者单位:湖北十堰电视台)

  责任编辑 温木子

  
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